KI-Datenschutz Berlin und KI-Compliance Brandenburg

Datenschutz und künstliche Intelligenz – sicher, verantwortungsvoll und praxisnah

KI-Datenschutz Berlin und KI-Compliance Brandenburg sind für Unternehmen, Vereine und Organisationen wichtige Themen, wenn künstliche Intelligenz sicher, wirtschaftlich und datenschutzgerecht eingesetzt werden soll.

eDSB-Deutschland unterstützt Unternehmen und Vereine in Berlin und Brandenburg dabei, ihre KI-Anwendungen datenschutzrechtlich und organisatorisch zu überprüfen. Wir zeigen auf, welche Risiken bestehen, welche gesetzlichen Anforderungen zu beachten sind und wie sich geeignete Schutzmaßnahmen praktisch umsetzen lassen.

Künstliche Intelligenz verändert den Arbeitsalltag. Unternehmen erstellen Texte, analysieren Dokumente, unterstützen ihre Kundenkommunikation und automatisieren Verwaltungsabläufe. Viele Anwendungen erleichtern die Arbeit, sparen Zeit und können die Qualität betrieblicher Prozesse verbessern.

Gleichzeitig entstehen neue Fragen: Welche Informationen dürfen in ein KI-System eingegeben werden? Was geschieht mit personenbezogenen Daten? Wer trägt die Verantwortung für die Ergebnisse? Und welche gesetzlichen Anforderungen müssen Unternehmen berücksichtigen?

Datenschutz und KI gehören deshalb unmittelbar zusammen. Wer künstliche Intelligenz betrieblich einsetzt, muss sowohl die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als auch die jeweils einschlägigen Vorschriften der europäischen KI-Verordnung (EU AI Act) beachten.

Dabei geht es nicht darum, künstliche Intelligenz grundsätzlich einzuschränken. Vielmehr sollen Unternehmen die Chancen der Technologie nutzen können, ohne Datenschutz, Informationssicherheit und menschliche Verantwortung zu vernachlässigen.

Unser Ziel ist eine verständliche, unabhängige und praxisorientierte Beratung, die auch für kleinere Unternehmen und Vereine in Berlin und Brandenburg umsetzbar bleibt.

1. Wo entstehen beim Einsatz künstlicher Intelligenz Datenschutzrisiken?

Nicht jede Nutzung künstlicher Intelligenz ist problematisch. Entscheidend ist, welche Informationen verarbeitet werden, welchem Zweck die Anwendung dient und welche technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen bestehen.

Drei Beispiele aus dem Unternehmensalltag verdeutlichen die Unterschiede.

Beispiel 1: KI für allgemeine Büroarbeiten

Ein Mitarbeiter lässt sich von einem betrieblich freigegebenen KI-System einen allgemeinen Geschäftsbrief oder eine Produktbeschreibung formulieren, ohne personenbezogene oder vertrauliche Daten einzugeben.

Das datenschutzrechtliche Risiko ist in dieser Situation vergleichsweise gering. Dennoch sollten die Bedingungen des verwendeten KI-Dienstes, mögliche Nutzungsdaten, die Zuverlässigkeit der Ergebnisse und die betrieblichen Vorgaben berücksichtigt werden.

Auch vermeintlich einfache Anwendungen sollten daher nicht völlig ungeprüft eingesetzt werden.

Beispiel 2: KI zur Auswertung von Kundendaten

Ein Unternehmen möchte Kundenlisten durch ein KI-System analysieren lassen, um Geschäftsabläufe zu verbessern oder Kundenanfragen schneller zu bearbeiten.

Hier werden personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb müssen unter anderem die Rechtsgrundlage, die Erforderlichkeit der Verarbeitung, die Rolle des Dienstleisters, mögliche Datenübermittlungen und geeignete technische Schutzmaßnahmen geprüft werden.

Abhängig von der tatsächlichen Verarbeitung kann außerdem ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich sein.

Eine ungeprüfte Übermittlung von Kundeninformationen an einen externen KI-Anbieter sollte vermieden werden.

Beispiel 3: KI im Personalwesen

Ein Unternehmen nutzt künstliche Intelligenz, um Bewerbungen automatisch auszuwerten oder Bewerber anhand bestimmter Kriterien vorzusortieren.

In diesem Bereich können neben der DSGVO besondere Anforderungen der europäischen KI-Verordnung einschlägig sein. Bestimmte KI-Systeme zur Personalauswahl und Bewerberbewertung können als Hochrisiko-KI eingestuft werden.

Darüber hinaus müssen Fragen der Transparenz, der menschlichen Kontrolle und gegebenenfalls des Verbots bestimmter ausschließlich automatisierter Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO berücksichtigt werden.

Die Beispiele zeigen: Dieselbe Technologie kann je nach Anwendung völlig unterschiedliche rechtliche und organisatorische Anforderungen auslösen.

Schatten-KI: Wenn Mitarbeiter eigene KI-Anwendungen verwenden

Ein zusätzliches Risiko entsteht durch sogenannte Schatten-KI. Darunter versteht man KI-Anwendungen, die Beschäftigte ohne ausdrückliche betriebliche Freigabe nutzen.

Dies können beispielsweise private ChatGPT-Konten, Browser-Erweiterungen oder automatische KI-Protokollierungen von Besprechungen sein.

Werden dabei Kundendaten, vertrauliche Dokumente oder interne Geschäftsinformationen verarbeitet, können erhebliche Datenschutz- und Sicherheitsprobleme entstehen.

Unternehmen sollten daher wissen, welche KI-Anwendungen ihre Beschäftigten tatsächlich einsetzen und welche Informationen darin verarbeitet werden.

Eine klare betriebliche KI-Richtlinie und regelmäßige Mitarbeiterschulungen helfen, solche Risiken zu reduzieren.

2. KI-Datenschutz Berlin und KI-Compliance Brandenburg: DSGVO und EU AI Act

Die Datenschutz-Grundverordnung und die europäische KI-Verordnung verfolgen unterschiedliche, aber miteinander verbundene Ziele.

Die DSGVO schützt personenbezogene Daten und die Rechte betroffener Menschen. Sie regelt unter anderem, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Informationen verarbeitet werden dürfen und welche Schutzmaßnahmen Unternehmen ergreifen müssen.

Die europäische KI-Verordnung ergänzt diesen Rechtsrahmen um besondere Anforderungen an bestimmte KI-Systeme und deren Anbieter oder Betreiber.

Dazu gehören beispielsweise Vorgaben zur KI-Kompetenz, Transparenz und – abhängig von der jeweiligen Risikoeinstufung und dem geltenden Anwendungszeitpunkt – zum Risikomanagement und zur menschlichen Aufsicht.

Dabei ist eine wichtige Unterscheidung zu beachten:

Eine KI-Anwendung kann Pflichten nach dem EU AI Act auslösen, obwohl keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Umgekehrt gilt die DSGVO grundsätzlich immer dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, unabhängig von der Risikoklassifizierung des KI-Systems.

Die Einhaltung eines Regelwerks bedeutet daher nicht automatisch, dass auch sämtliche Anforderungen des anderen erfüllt sind.

Für Unternehmen und Vereine in Berlin und Brandenburg empfiehlt sich deshalb eine gemeinsame Betrachtung von Datenschutz, KI-Compliance und betrieblicher Organisation.

3. Sieben Fragen, die jedes Unternehmen vor dem KI-Einsatz klären sollte

Bevor Sie eine neue KI-Anwendung einführen oder für Ihre Beschäftigten freigeben, sollten Sie folgende Fragen beantworten:

1. Ist bekannt, welche KI-Anwendungen im Unternehmen tatsächlich genutzt werden?

2. Ist geregelt, welche Beschäftigten welche KI-Systeme verwenden dürfen?

3. Ist geklärt, ob personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeitet werden?

4. Wurden die Datenverarbeitung, die Vertragsbedingungen und die rechtlichen Grundlagen des jeweiligen KI-Dienstes überprüft?

5. Sind erforderliche Verträge und geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen vorhanden?

6. Wurden die einschlägigen Anforderungen der europäischen KI-Verordnung geprüft?

7. Sind Mitarbeitende über zulässige Eingaben, mögliche Risiken und die notwendige menschliche Kontrolle informiert?

Unser Hinweis: Wenn Sie mehrere Fragen nicht sicher beantworten können, besteht organisatorischer Prüfbedarf. Das bedeutet nicht automatisch, dass Ihr KI-Einsatz rechtswidrig ist. Es zeigt jedoch, an welchen Stellen Sie Ihre internen Prozesse genauer überprüfen sollten.

Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen ist eine solche Bestandsaufnahme ein sinnvoller Einstieg, um bestehende Risiken zu erkennen und notwendige Maßnahmen gezielt umzusetzen.

4. Was sollten Unternehmen in Berlin und Brandenburg konkret unternehmen?

Wir empfehlen einen strukturierten Einstieg mit fünf grundlegenden Maßnahmen.

1. KI-Bestandsaufnahme durchführen

Erfassen Sie alle tatsächlich verwendeten KI-Anwendungen. Berücksichtigen Sie auch solche Systeme, die Beschäftigte ohne ausdrückliche Genehmigung nutzen.

Dokumentieren Sie den Anbieter, den Verwendungszweck, die betroffenen Geschäftsbereiche und die jeweiligen Verantwortlichkeiten.

2. Datenschutzrechtliche Voraussetzungen prüfen

Untersuchen Sie, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, welche Rechtsgrundlagen bestehen und welche Empfänger Zugriff auf die Informationen erhalten.

Prüfen Sie außerdem erforderliche Verträge, Löschregelungen, technische Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls internationale Datenübermittlungen.

Bei voraussichtlich hohem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein.

3. Eine betriebliche KI-Richtlinie erstellen

Legen Sie verbindlich fest, welche KI-Systeme für welche Aufgaben zugelassen sind und welche Informationen nicht eingegeben werden dürfen.

Regeln Sie außerdem Zuständigkeiten, Freigaben, den Umgang mit vertraulichen Daten sowie die menschliche Überprüfung wichtiger KI-Ergebnisse.

4. Mitarbeitende sensibilisieren und schulen

Beschäftigte sollten wissen, welche Chancen und Risiken mit künstlicher Intelligenz verbunden sind.

Dazu gehören der Datenschutz, der Schutz von Geschäftsgeheimnissen, die Erkennung unzuverlässiger Ergebnisse und der sichere Umgang mit betrieblich freigegebenen Anwendungen.

Auch die Anforderungen an die KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act sollten entsprechend dem konkreten Einsatz berücksichtigt werden.

5. KI-Anwendungen regelmäßig überprüfen

Kontrollieren Sie, ob eingesetzte Systeme, Vertragsbedingungen und betriebliche Abläufe weiterhin den geltenden Anforderungen entsprechen.

Technische Änderungen, neue Funktionen oder veränderte Verarbeitungszwecke können zusätzliche Prüfungen erforderlich machen.

Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Maßnahmen. Umfang und Prüfungstiefe richten sich nach der tatsächlichen Nutzung, dem jeweiligen Risiko und den gesetzlichen Anforderungen.

5. Kostenloser KI-Compliance-Check für Unternehmen und Vereine

Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen oder Verein beim Einsatz künstlicher Intelligenz aufgestellt ist?

eDSB-Deutschland stellt Ihnen digitale Prüfmöglichkeiten zur Verfügung, mit denen Sie einen ersten Überblick über mögliche Datenschutz- und Compliance-Risiken erhalten.

Unser kostenloser KI-Compliance-Check betrachtet wesentliche Fragen der DSGVO, der europäischen KI-Verordnung und der betrieblichen Organisation.

Dabei werden unter anderem folgende Bereiche berücksichtigt:

• Eingesetzte KI-Systeme und deren Verwendungszwecke

• Verarbeitung personenbezogener Daten

• Betriebliche Verantwortlichkeiten

• Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

• Interne Richtlinien und Freigaben

• KI-Kompetenz und Mitarbeiterschulungen

• Mögliche Anforderungen aus dem EU AI Act

Die ergänzende Schatten-KI-Prüfung hilft dabei, bislang nicht freigegebene KI-Anwendungen und mögliche organisatorische Schwachstellen zu erkennen.

Nach Abschluss des Fragebogens erhalten Sie eine automatisierte, regelbasierte Vorbewertung mit Hinweisen auf mögliche Risiken und erforderliche Maßnahmen.

Die Ergebnisse ersetzen keine individuelle fachliche Prüfung. Eine abschließende Bewertung und gegebenenfalls fachliche Freigabe des Prüfberichts durch eDSB-Deutschland setzt eine gesonderte Überprüfung voraus.

Die Verantwortung für den rechtmäßigen Einsatz künstlicher Intelligenz verbleibt bei der jeweiligen Organisation.

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6. Kostenlose KI-Datenschutz-Schulung für Mitarbeitende

Ein verantwortungsvoller Einsatz künstlicher Intelligenz beginnt bei den Menschen, die diese Systeme täglich verwenden.

Deshalb bietet eDSB-Deutschland eine kostenfreie KI-Datenschutz-Online-Schulung an.

Beschäftigte können ihr Wissen anhand von 50 praxisnahen Fragen überprüfen und sich mit typischen Risiken des betrieblichen KI-Einsatzes auseinandersetzen.

Die Schulung behandelt unter anderem den Umgang mit personenbezogenen Daten, die Nutzung externer KI-Dienste, den Schutz vertraulicher Informationen und die kritische Bewertung von KI-Ergebnissen.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebescheinigung.

Das Angebot richtet sich insbesondere an Unternehmen, Vereine und Organisationen in Berlin und Brandenburg, kann jedoch ortsunabhängig genutzt werden.

Die Schulung unterstützt die betriebliche Sensibilisierung und KI-Kompetenz. Abhängig vom konkreten Einsatz können zusätzliche anwendungsspezifische Unterweisungen erforderlich sein.

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7. Datenschutzberatung und KI-Management in Berlin und Brandenburg aus einer Hand

eDSB-Deutschland verbindet langjährige Erfahrung in der externen Datenschutzberatung mit einer praxisorientierten Bewertung betrieblicher KI-Anwendungen.

Wir unterstützen Unternehmen, Vereine und Organisationen bei der Erfassung bestehender KI-Systeme, der datenschutzrechtlichen Bewertung, der Prüfung von Anbieterbedingungen, der Erstellung interner KI-Richtlinien und der Entwicklung geeigneter organisatorischer Maßnahmen.

Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt in Berlin und Brandenburg. Wir beraten unter anderem Unternehmen und Vereine in Berlin, Potsdam, Falkensee, Oranienburg, Bernau bei Berlin, Königs Wusterhausen, Cottbus sowie den umliegenden Regionen.

Die Beratung erfolgt telefonisch, digital oder nach vorheriger Vereinbarung persönlich.

Unsere Tätigkeit ist unabhängig von bestimmten KI-Anbietern. Technische Implementierungen erfolgen durch die zuständigen IT-Fachleute oder beauftragten Dienstleister.

Unser Beratungsansatz berücksichtigt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern auch die tatsächlichen betrieblichen Möglichkeiten und den wirtschaftlich vertretbaren Aufwand.

Unser Ziel ist nicht möglichst viel KI, sondern ein sinnvoller KI-Einsatz mit klaren Verantwortlichkeiten, angemessenen Schutzmaßnahmen und kontrollierbaren Risiken.

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8. Weiterführende Informationen zu Datenschutz und KI

Für Unternehmen und Vereine in Berlin und Brandenburg stehen auch offizielle Informationen der Datenschutzaufsichtsbehörden und der Europäischen Kommission zur Verfügung.

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit veröffentlicht unter anderem Orientierungshilfen zum Einsatz künstlicher Intelligenz und zu datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg stellt Informationen und Hinweise zum Verhältnis zwischen künstlicher Intelligenz und Datenschutz bereit.

Die Europäische Kommission informiert über den EU AI Act und dessen regulatorische Anforderungen.

Diese amtlichen Informationen bilden eine wichtige Grundlage für die fachliche Bewertung. Welche Maßnahmen im Einzelfall erforderlich sind, hängt jedoch von der konkreten KI-Anwendung und den betrieblichen Gegebenheiten ab.

9. Ihr Ansprechpartner für KI-Datenschutz und KI-Compliance

KI-Datenschutz Berlin und KI-Compliance Brandenburg stehen bei eDSB-Deutschland für eine unabhängige, verständliche und praxisnahe Verbindung von Datenschutzberatung und KI-Management.

Wir helfen Ihnen, Chancen künstlicher Intelligenz zu nutzen, ohne die Kontrolle über personenbezogene Daten, betriebliche Informationen und organisatorische Verantwortlichkeiten zu verlieren.

Sie möchten Ihre KI-Anwendungen überprüfen lassen, eine interne KI-Richtlinie entwickeln oder bestehende Prozesse datenschutzrechtlich bewerten?

Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

eDSB-Deutschland – Externer Datenschutzbeauftragter und KI-Compliance-Beratung

Kurfürstendamm 30
10719 Berlin

Telefon: 030 – 51 63 50 30
E-Mail: in**@**************nd.de

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