KI-Compliance-Check

1. Unternehmen & Ansprechpartner

1. Unternehmensname *

2. Branche *

3. Anzahl der Beschäftigten *

1–9 10–49 50–249 250 oder mehr

4. Ansprechpartner für das KI-Vorhaben *

5. Funktion des Ansprechpartners *

6. E-Mail-Adresse für Rückfragen *

2. Das KI-Vorhaben

7. Wie ist der aktuelle Stand des KI-Einsatzes? *

Wir prüfen derzeit den Einsatz. Ein Pilotprojekt läuft bereits. Die KI wird bereits eingesetzt. Die KI wird bereits in mehreren Bereichen eingesetzt. Noch nicht entschieden.

8. Welche KI-Lösung soll eingesetzt bzw. geprüft werden?

Beispiel: Microsoft Copilot, ChatGPT Enterprise, Gemini oder ein internes KI-System.

9. Handelt es sich um eine externe oder interne KI-Lösung?

Externer Cloud-Dienst Intern betriebene Lösung Kombination aus beiden Nicht bekannt

11. Beschreiben Sie den geplanten KI-Anwendungsfall kurz. *

Bitte beschreiben Sie nur den Prozess und keine personenbezogenen oder vertraulichen Inhalte.

3. Nutzer & Verantwortlichkeiten

13. Wie viele Personen sollen das KI-System ungefähr nutzen?

1–5 6–20 21–50 Mehr als 50

14. Sind bereits Verantwortlichkeiten für den KI-Einsatz festgelegt?

Ja Nein Teilweise Unbekannt

15. Gibt es eine Person, die für Freigabe und Kontrolle des KI-Einsatzes verantwortlich ist?

Ja Nein Geplant

4. Daten & Datenschutz

16. Werden über das KI-System personenbezogene Daten verarbeitet? *

Ja Nein Möglicherweise Nicht bekannt

19. Werden Daten von Beschäftigten verarbeitet?

Ja Nein Möglich Unbekannt

20. Werden Daten von Kunden, Patienten, Mandanten oder anderen externen Personen verarbeitet?

Ja Nein Möglich Unbekannt

21. Werden vertrauliche Unternehmensinformationen verarbeitet?

Ja Nein Möglich Unbekannt

22. Gibt es bereits Regeln dazu, welche Daten in die KI eingegeben werden dürfen?

5. Anbieter & Datenverarbeitung

23. Ist bekannt, welches Unternehmen die KI bereitstellt?

Ja Nein

24. Name des KI-Anbieters

26. Können personenbezogene Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden?

Ja Nein Möglicherweise Nicht bekannt

28. Ist bekannt, ob Eingaben oder hochgeladene Inhalte zum Training der KI verwendet werden?

Ja, Training ist ausgeschlossen Ja, Inhalte können zum Training verwendet werden Einstellungen können angepasst werden Nicht bekannt

6. Entscheidungen & Risiken

33. Gibt es einen definierten Umgang mit falschen oder problematischen KI-Ausgaben?

Ja Teilweise Nein Nicht bekannt

7. Organisation & Governance

34. Existiert bereits eine interne KI-Richtlinie?

Ja In Erstellung Nein Nicht bekannt

35. Wurden die Beschäftigten bereits im Umgang mit KI geschult?

Ja Teilweise Schulung geplant Nein

36. Beinhaltet diese Schulung auch Datenschutz und Informationssicherheit?

Ja Teilweise Nein Keine Schulung vorhanden

37. Gibt es eine Liste der im Unternehmen erlaubten KI-Systeme?

Ja Teilweise Nein

38. Müssen neue KI-Anwendungen vor ihrer Nutzung intern freigegeben werden?

Ja Teilweise Nein Nicht bekannt

39. Ist der Datenschutzbeauftragte in die Einführung eingebunden?

Ja Nein Noch nicht Kein Datenschutzbeauftragter vorhanden

40. Ist die IT bzw. Informationssicherheit eingebunden?

Ja Nein Noch nicht Keine entsprechende Funktion vorhanden

8. Dokumentation & bestehende Prüfungen

41. Wurde der KI-Einsatz bereits dokumentiert?

Ja Teilweise Nein

42. Wurde bereits geprüft, ob das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten angepasst werden muss?

Ja Nein Nicht bekannt

43. Wurde bereits geprüft, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein könnte?

Ja Nein Nicht bekannt

44. Wurden technische und organisatorische Maßnahmen für den KI-Einsatz geprüft?

Ja Teilweise Nein Nicht bekannt

45. Wurde der eingesetzte KI-Anbieter bereits datenschutzrechtlich bewertet?

Ja Teilweise Nein

9. Ziele des Unternehmens

47. Welche Prozesse sollen dadurch schneller oder effizienter werden?

48. Gibt es bereits eine messbare Zielgröße?

Ja Nein

49. Falls ja: Welche Zielgröße?

Beispiel: „Bearbeitungszeit um 30 % reduzieren.“

10. Unterstützungsbedarf & Abschluss

52. Wünschen Sie eine persönliche Auswertung des KI-Compliance-Checks? *

Ja Nein

53. Weitere Hinweise zum geplanten KI-Einsatz

Bitte keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen eingeben.

Datenschutz-Notfallkontakt: 0176-62 99 10 16 oder 030 – 51 63 50 30 / Kontaktformular

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1. Unternehmen & Ansprechpartner

2. Das KI-Vorhaben

3. Nutzer & Verantwortlichkeiten

4. Daten & Datenschutz

5. Anbieter & Datenverarbeitung

6. Entscheidungen & Risiken

7. Organisation & Governance

8. Dokumentation & bestehende Prüfungen

9. Ziele des Unternehmens

10. Unterstützungsbedarf & Abschluss